本シリーズではPower BIを使って、予算と実績の管理を効率化する方法を段階的に学びます。
第1回目の今回は「単月ごとの予算と実績の可視化」について、Power BIの基本操作画面を見ながら解説します。初心者でも迷わず進められる内容ですので、是非ご一読ください！
- Power BIに データを直接入力 する方法を理解する
- Power Queryでの データ整形の基本 を学ぶ
- Power BIで予算と実績をグラフ化し、視覚的に比較 する
仮想ケース
ある日、課長から指示を受けました。
DX推進の一環として、今年度から予算管理会議で使うデータを一元管理して見える化する方針となった。手始めに、管理していくデータをPower BIで可視化してほしい。予算と実績を単月ごとに比較できるグラフを作ってみてくれる？
Excelに慣れている読者の皆さんなら、「Excelでもできるのでは？」と思うかもしれません。
しかし、Power BIを使うことで後々に自動更新やダッシュボード化ができ、業務の効率化につながります。スキルアップの良い機会にもなるので、早速取り掛かってみましょう！
データセット
課長からメールで受領した予実データはこちらです。
| 年月 | 売上予算合計 (千円) | 売上実績合計 (千円) |
|---|---|---|
| 2024-04 | 141,700 | 144,500 |
| 2024-05 | 148,700 | 152,500 |
| 2024-06 | 148,300 | 151,900 |
| 2024-07 | 156,600 | 160,300 |
| 2024-08 | 144,000 | 147,000 |
| 2024-09 | 175,000 | 148,200 |
| 2024-10 | 192,000 | 159,600 |
| 2024-11 | 183,000 | 163,100 |
| 2024-12 | 141,000 | 149,300 |
| 2025-01 | 149,000 | 151,800 |
| 2025-02 | 195,000 | 145,200 |
| 2025-03 | 164,000 | 150,200 |
Power BIへデータを取り込む
今回はデータがメールに直接貼られていたため、データの直接入力 で対応します。Power BIを立ち上げ、メールで送られてきたデータを取り込んでいきます。
Excelデータを読み込みたい場合は👉こちらもチェック
- 「ホーム」タブ → 「データの入力」 をクリック
- 「テーブルの作成」 画面が開いたら、メールのデータを コピー＆ペースト
- 「読み込み」 をクリックし、元の画面に戻る
- 「データ」 ビューに 売上データ が追加されたことを確認
Power Queryでデータを整形
視覚化の前に、取り込んだデータを整形します。
- 売上データ を右クリックし「クエリの編集」 を選択
- Power Queryエディタ が開いたら、「変換」 タブ内の 「1行目をヘッダーとして使用」をクリック
- 月 や 売上予算合計 などの項目名が 正しくヘッダーとして設定された ことを確認
- 右上「×」をクリック →「今すぐ変更を適用しますか？」→ 「はい」 を選択
整形が完了したら、元の画面で 売上データ が正しく表示されていることを確認してください。
Power BIの「テーブル」でデータを確認
データが正しく取り込まれたかを確認します。
- 「視覚化」 タブの 「テーブル」 を選択
- 「列」 に 月 , 売上予算合計 , 売上実績合計 を ドラッグ＆ドロップ
- テーブル上のデータ が 元のメールのデータ と一致していることを確認
Power BIでグラフ化
Power BIの強みを活かして、予算と実績を一目で把握できるグラフを作成します。
「視覚化」 タブ内の操作をおこないます
- 「折れ線グラフおよび集合縦棒グラフ」 を選択
- 「X軸」 に 月 を（自動生成される 四半期 や 日 は削除）
- 「列のY軸」 に 売上実績合計 を
- 「線のY軸」 に 売上予算合計 をドラッグ＆ドロップ
適宜サイズや色を調整してグラフが完成
まとめ
今回、Power BIを使って単月ごとの予算と実績をグラフ化しました。データを視覚的に整理し、予算と実績の差異を一目で把握できるようになりました。
なるほど、問題なくグラフ化できたね。でも、これだけだとPower BIのメリットは感じにくいなぁ。これって、年度を通した累積額の表示もできる？
ということで、次回はクイックメジャーを使用し「年間の累積データの可視化」に挑戦します。
売上の進捗を一目で把握できる 累積グラフ を作成し、会議での意思決定をサポートします。お楽しみに！
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